小口現金とは、各部署や事業所の会計係に、少額の経費支払を任せるために、あらかじめ預けておく少額の現金のことをいいます。

一般に、現金を支出する際は、本社の出納担当を通すのが原則ですが、会社規模が大きくなると、全ての支払業務を本社経由で行うことは非効率になるため、各部門や支店、工場などに、少額な経費の支払機能を移管するべく小口現金管理が行われます。 

各部署の会計係より受領した、支払報告書や、証憑書類を確認し、支払事実を検証して、あらかじめ取り決めた小口現金の基準額まで、現金の不足額を補充します。  

小口現金の入金及び支払報告書をもとに、小口現金出納帳に入金・支払事実を記帳します。  

小口現金の管理に誤りがないかをチェックするため、定期的に、小口現金出納帳の入出金および残高の合計と、社内規定で取り決めた基準額との照合、また、小口現金出納帳の残高と、金種表または銀行口座残高との照合を行います。

代金の支払においても、銀行振込によるケースが増えています。

代金の支払いは、実際に資金が社外に出ていくものであるため、特に、慎重な取り組みが必要です。また、代金決済におけるトラブルは、取引先との信用問題に直結しやすいことや、横領などの不正につながりやすい、といった点で、経営管理上、注意が必要な業務でもあります。 

関係部門からの支払依頼に対して、該当する取引の契約内容及び請求書を確認し、支払内容や妥当性を検証します。 

承認された支払依頼にもとづき、支払口座の残高を確認し、振込先口座、支払口座を登録して、銀行振込を実行します。 

銀行振込による支払事実にもとづき、支払伝票の計上を行います。